Webフォームの自動返信メール文面テンプレート

Webサイトを制作を行わせていただく場合、お客様に用意いただく必要のある資料・情報も非常に多岐に渡ります。また、サイトの用途や状況に応じて用意していただく資料の内容も異なりますが、ほぼ必ず用意していただく必要のある書類もいくつかあり、その中にWebフォーム（主に問い合わせフォーム）の自動返信メールの文面テンプレートがあります。
そう難しいものでもないのですが、初めて作成される方も多く、
「文例などはないのですか？」
と聞かれることも多いためWebフォーム（問い合わせフォーム）を作成する際に運営側で必要な情報について用意することにいたしました。
一般的に必要とされる内容であることからWeb上にも共有したいと思います。

Webフォームのメール文面テンプレート

Webフォームでは大抵の場合2種類のメール文面テンプレートを用意します。

各テンプレートの作成時における注意点

Webフォーム入力ユーザーに対しての自動返信メール文面テンプレート: サイト閲覧ユーザーがWebフォームに入力・送信した際、Webフォームから入力内容が適切にサイト管理者に送信処理されたことを確認してもらうために自動で送信されるメールのテンプレートです。お客様、取引先等に送信されるメールであるため、どこから送られてきたメールなのか、今後どうしたらよいのかが分かりやすく伝わるメール内容にする必要があります。

管理者宛自動送信メール文面テンプレート: 管理者宛のメール文面は、問い合わせ内容が把握・処理できればよく、体面はあまり重要ではありません。重要なのは業務上スムーズに処理を行うことができるかどうか、もし他のソフトウェアなどに取り込む場合は取り込みやすい形式にしておくことが大切です。もし、そのまま返信して使用する場合は返信テンプレートとして適切な形になるよう整える必要もあります。

【Webフォーム入力ユーザーに対しての自動返信メール文面テンプレート例】

自動返信メールを「問い合わせフォーム」と仮定して以下に文面テンプレートを用意しました。


【メールヘッダー設定】
送信元アドレス：{{administrator email}}
送信先アドレス：{{mail}}
subject：【{{operating_company}}】お問い合わせありがとうございました。

【本文】

{{name}}様

この度は{{operating_company}}へのお問い合わせありがとうございました。
問い合わせフォームより以下の内容で送信いたしました。

2営業日以内に、担当者よりご連絡いたします。


お名前：{{name}}
お名前ふりがな：{{name_reading}}
貴社名：{{company}}
電話番号：{{tel}}
E-Mail：{{mail}}
お問い合わせ内容：{{comment}}


※本メールはサーバーからの自動返信メールとなっております。
本メールに返信いただいてもご連絡いたしかねますのでご了承ください。


---------------------------------
{{operating_company}}
Email: info@
Web: https://
TEL: 03-0000-0000
---------------------------------

変数

Webフォームから入力された内容や、会社関連の情報はWebフォームによって異なるため変数として表現しています。変数は、そのときそのとき指定された値が変数に代入され、今回は以下のように定義しています。


・Webフォームから入力された内容
お名前：{{name}}
お名前ふりがな：{{name_reading}}
貴社名：{{company}}
電話番号：{{tel}}
E-Mail：{{mail}}
お問い合わせ内容：{{comment}}

・運営者側情報
会社名：{{operating_company}}
管理者メールアドレス：{{administrator_email}}
管理者受信メールアドレス:{{receive_email}}
Webサイト名/Webフォーム名:{{sitename}}

【管理者宛自動送信メール文面テンプレート例】

「問い合わせフォーム」から管理者宛の自動送信メールと仮定して以下に文面テンプレートを用意しました。


【メールヘッダー設定】
送信元アドレス：{{administrator email}}
送信先アドレス：{{receive_email}}
返信アドレス：{{mail}}
subject：{{sitename}}から問い合わせがありました。

【本文】
{{sitename}}から問い合わせがありました。

お名前：{{name}}
お名前ふりがな：{{name_reading}}
貴社名/屋号：{{company}}
電話番号：{{tel}}
E-Mail：{{mail}}
お問い合わせ内容：{{comment}}

まとめ：サイト運営者側で用意が必要なフォーム設定情報


・貴社名/屋号
自動返信メールに記載する自社名、屋号名になります。

・管理者メールアドレス
ユーザーに送信される自動返信メールの送信元アドレスになります。

・管理者受信メールアドレス
管理者宛自動送信メールの受信用メールアドレスになります。

・Webサイト名/Webフォーム名
管理者宛自動送信メールに記載するWebサイト名になります。複数のサイトやWebフォームを運用している
場合には区別しやすい名前にしてください。

・署名記載情報

・自動返信メール文面

・管理者宛送信メール文面